Офіційний лист на англійській мові: зразок. Як написати листа англійською мовою?

Ділове листування англійською мовою – важлива сфера ділового спілкування. Ризик неправильного тлумачення, незграбні формулювання і невірно підібрані слова можуть зіпсувати Вашу репутацію та імідж компанії в цілому. Щоб уникнути загальних помилок, пропонуємо Вам декілька порад і ідіом, корисних для складання ділових електронних листів на мові Шекспіра, або як написати листа англійською мовою?

Тема листа


Офіційний лист на англійській мові: зразок. Як написати листа англійською мовою?Як і в будь-якому електронному листі, поле Тема має точно і стисло інформувати про зміст повідомлення. В темі листа розкривається мета листування.

Доброю практикою вибору правильних ключових слів є складання теми листа після того, як Ви повністю склали текст повідомлення і уважно прочитали його. Як тільки Ви оберете свою тему або назву, задайте собі питання: чи не знаючи вмісту електронної пошти, чи дозволяє вона чітко визначити контент?

Початок листа

Існує кілька загальноприйнятих виразів, які, звичайно ж, залежать від ступеня вашого знайомства зі співрозмовником, Ваших ієрархічних відносин та історії Вашого листування.

Привітання

Неофіційне привітання:
Hello Mark або навіть Hi Mark (передбачає рівнозначне положення).

Формальне привітання:
Dear Mark (нейтрально), Dear Mr. Smith (дуже формально, для звернення до конкретного клієнта, наприклад).

Невідомий адресат:
To whom it may concern.
Вступні пропозиції і текст повідомлення
Вступне формулювання має визначати мету електронного листа. Немає необхідності називати себе на початку електронного листа, так як в кінці буде підпис, яка і дасть точну інформацію про Вас. Ви можете використовувати деякі з наступних виразів:

Подання та посилання:
I’m writing in connection with (+ тема листа).
I am writing with regard to (+ тема листа).
Your name (або Your e-mail contact) was given to me by … (при необхідності уточнення).
I am writing to you on behalf of …

відповідь:
Thank you for your consideration on that matter / regarding (якщо Ви подавали прохання про що-небудь).
Thank you for your availability / quick answer.

Інформаційне повідомлення (нейтральне / позитивне / негативне):
I’m writing to let you know that (нейтрально).
I (we) am (are) delighted to tell you that (позитивна інформація).
We regret to inform you that (відмову в проханні співрозмовника).

прохання:
I’d be very grateful if you could (формально).
Would you be so kind as to (формально).
Could you please? (Нейтрально)

нагадування:
To this day, I have not received any answer from you regarding … I would like to kindly remind you that …
Further to …
With reference to …

Подяка:
I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (дуже формально).

Запит інформації / роз’яснення:
Could you give me some information / tell me more about …
I’m interested in receiving …
There are several points we do not quite understand regarding … Would you mind giving more details about …
завершення листа
Залежно від характеру повідомлення тут можливі кілька формул:
If you need any additional assistance, please contact me (наприклад, контакт з клієнтом після відповіді, що містить докладну інформацію про будь-що).

If you need any further information, feel free to contact me.

Thank you in advance … (якщо в повідомленні сформульований будь-якої запит).

I look forward to hearing from you soon.

Нарешті, кілька важливих фраз, доречних в кінці листа. Тут потрібно сказати, що такі поширені вирази як Yours faithfully і Yours sincerely призначені скоріше для письмової кореспонденції, що відправляється поштою. Для електронних листів більше підійдуть:

  • Kind regards
  • Best regards
  • Regards (між колегами)

Вкладення, що надсилаються листи


Зазвичай вживаються вирази, якщо до листа додаються документи або посилання:
Please find attached (англ.attachment (прив’язка) тут перекладається як вкладення, прикріплення).
Hereby attached …
Please find enclosed (рідше).
Please find below.


Різниця між британським і американським англійським


Важливо пам’ятати, що між британським і американським англійським існують деякі лінгвістичні і орфографічні відмінності. Не забудьте заздалегідь уточнити тип англійської мови для Вашої кореспонденції, щоб випадково не засмутити співрозмовника (деякі американці негативно ставляться до особливостей британської англійської мови і навпаки). Зверніться по допомогу до словників, які відзначають ці відмінності, наприклад Wordreference.


Структура пропозиції, пунктуація


При складанні пропозицій існує та
кож ризик накладення правил російської мови (вживання дієприкметникових оборотів або складнопідрядних конструкцій), що в результаті призводить до дуже довгим і незрозумілим виразами. Щоб уникнути таких помилок, краще пояснюватися короткими реченнями в логічній послідовності, використовуючи слова-зв’язки (indeed, that’s why, besides, however і т. Д.).


Обережно з швидкими відповідями


Якщо Ви отримали електронного листа англійською мовою, витратьте час, щоб уважно прочитати і зрозуміти його зміст, перш ніж відповідати на нього. Уникайте традиційних онлайн-перекладачів. Вони часто переводять текст слово в слово і не відображають певних тонкощів мови. Краще взяти за основу стиль і формулювання, які використовуються Вашим співрозмовником, і написати своє власне електронного листа англійською мовою.